Program de făcut oferte de preț și contracte: documentele se completează singure pe Word-ul tău

Ai terminat ziua și trimiți a treia ofertă, pornită din aceeași ofertă veche în Word. Cu un program de făcut oferte de preț, datele ar fi venit din fișa clientului. Așa, ai schimbat numele clientului, dar CUI-ul a rămas al celui de dinainte, iar totalul l-ai copiat din Excel cu un rând mai sus. Clientul observă înaintea ta.

Am construit pentru o firmă de fotovoltaice programul care completează singur dosarul de prosumator de 12 pagini, iar pentru propria firmă un generator de oferte și contracte. Mai jos vezi cum intră datele clientului o singură dată în document, cum ies corect totalurile, unde se strică și când nu merită să construiești nimic.

Foto: Karola G pe Pexels

Ce face concret un program de făcut oferte de preț și contracte automat?

Iei datele clientului o singură dată, dintr-un formular, din CRM sau dintr-un Excel, iar programul le pune în locurile marcate din șablonul tău, calculează totalurile și scoate oferta, contractul sau procesul-verbal gata de trimis, în Word sau PDF. Tu citești documentul la final, nu îl mai scrii.

La Smart Build Instal, firma de fotovoltaice din studiul de caz, dosarul de prosumator se completa manual în Word: nume, CNP, adresă, model de invertor, scrise de zeci de ori. Când adresa de pe pagina 11 era scrisă altfel decât pe pagina 1, dosarul se întorcea.

Concluzia tabelului: timpul scade de la circa 30 de minute la circa 30 de secunde, dar câștigul mare e că aceleași date ajung identice peste tot.

Cifrele sunt de pe pagina studiului de caz, recitite în septembrie 2026, și sunt ale acelui client, nu o promisiune. Aceeași logică merge la generarea automată a contractelor sau la un proces-verbal generat automat, pe documentul tău, nu pe șablonul unui site gratuit.

Merge cu șablonul Word pe care îl folosești deja?

Da, în cele mai multe cazuri. Word-ul existent devine șablon când înlocuiești valorile care se schimbă de la un client la altul, adică nume, CUI, prețuri și date, cu câmpuri marcate. Antetul, formatarea și clauzele rămân neatinse, iar un contract din șablon docx arată ca unul făcut de mână.

Documentația Microsoft despre îmbinarea corespondenței numește aceste locuri „merge fields” și dă foile Excel printre cele mai folosite surse de date. Textul simplu și un tabel cu rânduri fixe se pun ușor. Muncă cer paragrafele care apar doar la unii clienți și tabelul de produse, când numărul de rânduri diferă de la o ofertă la alta.

În generatorul pe care îl folosesc în firma mea, construit direct în cod, nu pe un Word, contractul e împărțit în articole cu câmpuri de tipul __BENEFICIAR__, completate din fișa clientului, iar orice articol se poate ascunde pentru un client anume. Nu e perfect: totalul ofertei se calculează din rânduri, dar prețul din contract îl tastez separat, deci acolo pot ajunge două cifre diferite.

Tip: înainte să construiești ceva, fă din Word-ul tău un singur document curat: aceleași stiluri, fără spații puse cu bara de spațiu pentru aliniere. Un șablon dezordonat produce documente dezordonate, doar mai repede.

De unde iau documentele datele: din formular, din CRM sau dintr-un Excel?

Dintr-un singur loc, ales dinainte. Dacă denumirea firmei stă și în CRM, și într-un Excel, documentul iese corect doar în ziua în care le-ai actualizat pe amândouă. Alegi sursa după momentul în care apare clientul: formular la cereri noi, CRM la clienți existenți, Excel pentru catalog și prețuri.

Înainte de document vine fișa clientului, cu datele clientului completate automat din CUI, care poate merge mai departe până la facturare. După el vine fluxul care pornește după ce contractul e semnat.

Cum ies corect subtotalul, TVA-ul și totalul în litere?

Din calcule făcute în program, nu tastate în document. Programul înmulțește cantitățile cu prețurile unitare, adună subtotalul, aplică cota de TVA dintr-o setare și scrie totalul în litere din aceeași valoare, așa că cifra și textul nu pot spune lucruri diferite.

Cota nu se scrie de mână în șablon. Articolul 291 din Codul fiscal, cel cu cotele, a fost modificat de Legea 141/2025, cu aplicare de la 1 august 2025, iar alineatul (4) spune că, de regulă, se aplică cota în vigoare la data faptului generator, adică data livrării sau a prestării (articolul 281), cu excepții când factura sau avansul vin înaintea livrării. Ce înseamnă asta pentru o ofertă dată înainte de o schimbare și facturată după, lămurești cu contabilul.

Rotunjirea e a doua capcană. Exemplu ipotetic: două rânduri de câte 1,255 lei dau 2,52 lei rotunjite pe rând și 2,51 lei rotunjite la total. Un ban diferență între ofertă și factură. Regula o alegi cu contabilul, programul o aplică identic.

Foto: Mikhail Nilov pe Pexels

Unde se strică de obicei un generator de documente?

Din ce am văzut la generatoarele construite, rar la scrierea documentului și mult mai des la date. Un câmp gol lasă spațiu alb în contract, același client apare scris diferit în două surse, un produs retras rămâne în șablon, iar doi oameni care generează în același minut pot primi același număr de document.

Ce verific la orice generator:

• Câmp gol. Câmpurile obligatorii se verifică înainte de generare. Programul de dosare nu scoate dosare incomplete și spune exact ce lipsește.
• Două surse. O singură fișă de client, din care citește documentul.
• Produs retras. Produsele vin din catalog, nu sunt scrise în șablon.
• Diacritice pierdute la PDF. Testezi exportul pe un nume cu ș și ț.
• Numerotare dublată. Numărul îl dă programul, dintr-un singur loc, nu omul.

Retine: generatorul nu verifică dacă datele sunt adevărate. Pune câmpurile obligatorii să blocheze generarea când lipsesc, altfel pleacă un contract cu spațiu gol în locul CUI-ului.

Îl ții pe calculatorul tău sau într-o platformă online?

Local, fără abonament, e potrivit când documentele le face un singur om și datele sunt sensibile. În cloud, de exemplu Make sau n8n legate de Google Docs, e potrivit când mai mulți oameni generează documente sau când oferta trebuie să plece direct din formularul de pe site.

Pentru cloud există piese gata făcute. Make are modulul Create a Document from a Template, care copiază un șablon și înlocuiește etichetele din el. n8n are un nod Google Docs care creează, citește și actualizează documente. Ghidul Google pentru Docs API dă chiar exemplul unui șablon de contract.

Concluzia tabelului: alegi după câți oameni folosesc generatorul și de unde vin datele.

Cum arată varianta locală, cu PDF generat din datele clientului, vezi în programul de dosare, descărcabil: fără cont, fără abonament. Prețurile platformelor sunt în articolul despre cât costă să automatizezi un proces, pe variante. Dacă platforma prelucrează datele clienților în numele tău, articolul 28 alineatul (3) din GDPR cere ca relația să fie reglementată printr-un contract sau alt act juridic.

Când îți ajunge ChatGPT la oferte și când îți trebuie un generator de documente?

ChatGPT te ajută să scrii textul unei oferte o dată. Generatorul îți dă aceeași ofertă, corectă, de cincizeci de ori, cu cifrele calculate în program și fără să lipești datele clientului într-o fereastră de chat. Sunt unelte pentru momente diferite, nu concurente.

Părerea mea: dacă scrii câteva oferte pe lună și fiecare e cu totul diferită, nu merită un generator. Rămâi la Word și la cum folosești ChatGPT la oferte și emailuri. Generatorul contează când documentul e același și se schimbă doar datele, iar calculele nu mai trec prin mâna nimănui.

De unde începi

Azi, într-o oră: iei ultimele 10 oferte sau contracte și subliniezi cu galben tot ce s-a schimbat de la un client la altul. Asta e lista de câmpuri. Dacă aproape tot documentul e galben, nu ai un document repetitiv și un generator nu te ajută.

Săptămâna asta: faci un singur șablon curat și notezi de unde vine fiecare câmp. Peste o lună: testezi pe 3 clienți reali și compari cu documentele făcute de mână. Dacă nu vrei să construiești singur, automatizez documentele repetitive din firma ta.

Nu știi dacă merită? Trimite-mi un document anonimizat și îți spun cât din el se poate genera, inclusiv când verdictul e că nu merită.