e-Factura în 2026: termenul de 5 zile, amenzile și ce trebuie să știe o firmă mică

Dacă ai o firmă mică sau un PFA, e-Factura nu mai e o noutate, e rutină. Dar din 2026 s-au schimbat câteva reguli, iar necunoașterea lor costă bani reali. Am adunat aici ce contează, verificat și explicat pe înțelesul unui om care conduce o afacere, nu o firmă de contabilitate.

Nu îți ține locul contabilului. Îți dă claritatea de care ai nevoie ca să pui întrebările corecte și să nu ratezi un termen.

Foto: Google DeepMind pe Pexels

Ce s-a schimbat concret la e-Factura în 2026

Principala schimbare este termenul de transmitere. Din 1 ianuarie 2026, ai la dispoziție 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii ca să o transmiți în sistemul național, față de 5 zile calendaristice cât era înainte. Practic ai puțin mai mult timp, pentru că weekendurile și sărbătorile nu se mai numără.

Restul cadrului rămâne cel cu care te-ai obișnuit: transmiterea prin platforma ANAF este obligatorie, iar factura trece prin sistem indiferent că e către o firmă sau către un client persoană fizică.

Trebuie să trimit în e-Factura și facturile către persoane fizice?

Da. Facturile către consumatori finali (B2C) sunt obligatorii în e-Factura de la 1 ianuarie 2025, iar în 2026 regula e pe deplin în vigoare. Obligația e a firmei care emite factura, nu a clientului persoană fizică, care nu trebuie să facă nimic special.

Cu alte cuvinte, dacă vinzi și către populație, nu mai e nicio factură pe care să o lași în afara sistemului.

Cât sunt amenzile dacă nu transmit factura la timp

Amenzile depind de mărimea contribuabilului și, conform reglementărilor în vigoare, sunt următoarele:

Pe lângă acestea, în relația între firme (B2B) există o sancțiune suplimentară de 15% din valoarea facturii pentru cine emite sau înregistrează o factură pe alt canal decât sistemul național. Concluzia peste tabel, ca să reții esențialul: pentru o firmă mică o singură scăpare repetată poate însemna câteva mii de lei, deci termenul de 5 zile lucrătoare merită tratat serios.

Important: sumele și încadrările de mai sus sunt cele raportate de sursele fiscale la momentul scrierii. Legislația fiscală se schimbă des. Înainte să iei o decizie, confirmă cu contabilul tău situația exactă a firmei tale.

e-Factura și SAF-T sunt același lucru?

Nu. Sunt două obligații separate. e-Factura înseamnă transmiterea fiecărei facturi prin sistemul național. SAF-T, adică declarația D406, este o raportare contabilă detaliată, periodică, despre operațiunile firmei. Pentru firmele mici, SAF-T a devenit obligatoriu din 1 ianuarie 2025.

Le confunzi ușor pentru că ambele au apărut recent și țin de digitalizarea ANAF, dar sunt lucruri diferite, cu termene diferite. Contabilul tău se ocupă de obicei de SAF-T; e-Factura o poți gestiona și singur, mai ales dacă e conectată la programul de facturare.

Foto: Google DeepMind pe Pexels

Ce cotă de TVA folosesc în 2026?

Cota standard de TVA este 21% din 1 august 2025 și rămâne la fel în 2026. Dacă lucrezi cu prețuri afișate sau contracte pe termen lung, verifică să reflecte cota corectă, altfel diferența iese din buzunarul tău.

Dacă ești neplătitor de TVA, schimbarea nu te afectează direct la facturare, dar te atinge indirect prin prețurile furnizorilor tăi.

Cum scapi de bătaia de cap: automatizează transmiterea

Cea mai frecventă cauză de amendă nu e reaua-voință, ci uitarea. Emiți factura, te prinde treaba și termenul trece. Soluția e să scoți transmiterea din mâna ta: un program de facturare conectat la sistemul e-Factura trimite automat fiecare factură, iar tu doar verifici.

Exact genul ăsta de proces repetitiv și cu risc de amendă merită automatizat primul. Am scris pe larg despre cât costă să automatizezi un proces, iar dacă vrei să legăm facturarea de restul fluxului tău, asta fac prin automatizări cu AI.

Tip: dacă emiți puține facturi, pune-ți un memento fix în ziua în care faci factura, nu la final de lună. Termenul curge de la emitere, nu de la sfârșitul lunii, iar aici greșesc cei mai mulți.

De unde începi

Verifică trei lucruri: că transmiți fiecare factură în maxim 5 zile lucrătoare, că incluzi și facturile către persoane fizice, și că programul tău de facturare e conectat la sistem. Dacă bifezi astea, ești în regulă cu partea de bază.

Dacă vrei să nu te mai gândești deloc la asta, trimite o cerere și îți spun cum conectăm facturarea ta la e-Factura și ce se poate transmite automat, ca să nu mai depinzi de memorie.